EPA Systems Craiova

Magazin si Service IT - Craiova

Politici

POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE

www.epasystems.ro

Ultima actualizare: 16.02.2026

1. Operatorul de date

Prezenta Politică de Confidențialitate descrie modul în care EPA Systems SRL („EPA Systems” sau „Societatea”), cu sediul în Romania, Dolj Craiova, Strada Dezrobirii, Nr. 174, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J16/672/2002, CUI 14785191, email: epasystems@gmail.com, prelucrează datele cu caracter personal.

Prelucrarea datelor se realizează în conformitate cu:

  • Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR)
  • Legea nr. 190/2018
  • Alte acte normative aplicabile în România

2. Ce date colectăm

În funcție de interacțiunea cu noi, putem colecta următoarele categorii de date:

a) Date de identificare

  • Nume și prenume
  • Denumire firmă
  • CUI (pentru persoane juridice)
  • Adresă de facturare / livrare

b) Date de contact

  • Email
  • Număr de telefon

c) Date financiare

  • IBAN (pentru plăți prin transfer bancar)
  • Informații privind plățile efectuate

În cazul plăților online, datele cardului sunt procesate exclusiv de către NETOPIA Payments.

EPA Systems nu stochează și nu are acces la datele cardurilor bancare.

d) Date tehnice (în cazul service-ului)

  • Informații despre echipament (serie, configurație)
  • Descriere defect
  • Date potențial accesibile pe echipamentele predate în service

EPA Systems nu accesează intenționat datele personale stocate pe echipamente, cu excepția cazului în care acest lucru este strict necesar pentru diagnosticare și doar în interesul clientului.

3. Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru:

  • Emiterea ofertelor
  • Încheierea și executarea contractelor
  • Facturare și contabilitate
  • Livrarea produselor
  • Prestarea serviciilor IT
  • Comunicări comerciale (doar cu consimțământ)
  • Îndeplinirea obligațiilor legale

4. Temeiul legal al prelucrării

Prelucrarea datelor se bazează pe:

  • Executarea unui contract
  • Obligații legale (contabilitate, fiscalitate)
  • Interes legitim (securitate, prevenirea fraudelor)
  • Consimțământ (pentru comunicări comerciale)

5. Durata stocării datelor

Datele sunt păstrate:

  • Pe durata relației contractuale
  • Conform obligațiilor legale (ex: 5-10 ani pentru documente fiscale)
  • Până la retragerea consimțământului (unde este aplicabil)

6. Transmiterea datelor către terți

Datele pot fi transmise către:

  • Furnizori de servicii contabile
  • Curieri
  • Instituții bancare
  • Procesatorul de plăți NETOPIA Payments
  • Autorități publice, conform legii

Toți partenerii contractuali au obligații de confidențialitate și protecție a datelor.

7. Securitatea datelor

EPA Systems implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor împotriva:

  • Accesului neautorizat
  • Pierderii
  • Distrugerii
  • Modificării neautorizate

Accesul la date este limitat la personal autorizat.

8. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, aveți următoarele drepturi:

  • Dreptul de acces la date
  • Dreptul la rectificare
  • Dreptul la ștergere („dreptul de a fi uitat”)
  • Dreptul la restricționarea prelucrării
  • Dreptul la portabilitatea datelor
  • Dreptul de opoziție
  • Dreptul de a depune plângere la autoritatea competentă

În România, autoritatea de supraveghere este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP)

9. Cookie-uri

Website-ul poate utiliza cookie-uri tehnice necesare funcționării corecte.

Pentru detalii suplimentare, consultați Politica de Cookie-uri.

10. Confidențialitate în cadrul serviciilor IT

În cadrul intervențiilor tehnice:

  • EPA Systems tratează toate informațiile accesibile ca fiind confidențiale
  • Nu copiază, distribuie sau utilizează datele clientului în alte scopuri
  • Recomandă realizarea unui backup înainte de predarea echipamentelor

11. Modificări ale politicii

EPA Systems își rezervă dreptul de a actualiza prezenta politică. Versiunea actualizată va fi publicată pe website.

POLITICA DE LIVRARE

www.epasystems.ro

Ultima actualizare: 16.02.2026

1. Dispoziții generale

Prezenta Politică de Livrare stabilește condițiile în care EPA Systems SRL („EPA Systems”) livrează produsele comandate în baza ofertelor acceptate de clienți.

EPA Systems nu comercializează produse direct prin website. Toate livrările sunt realizate exclusiv în baza unei oferte personalizate confirmate în scris și a facturii emise.

2. Modalități de livrare

Produsele pot fi livrate prin:

  • 🔹 Curier rapid (național)
  • 🔹 Predare personală la sediul/punctul de lucru EPA Systems
  • 🔹 Livrare directă către client (în cazuri speciale agreate)

Modalitatea de livrare este stabilită în ofertă sau în confirmarea comenzii.

3. Termene de livrare

Termenul de livrare este comunicat în ofertă și poate varia în funcție de:

  • Disponibilitatea produselor
  • Complexitatea sistemelor configurate la cerere
  • Timpul necesar asamblării și testării
  • Disponibilitatea furnizorilor

Pentru sistemele custom, termenul include perioada de asamblare, instalare, testare și verificare tehnică.

EPA Systems depune toate eforturile pentru respectarea termenelor comunicate, însă acestea pot suferi modificări din motive independente de voința societății (întârzieri furnizori, transportatori, situații de forță majoră).

4. Condiții de expediere

Produsele sunt ambalate corespunzător pentru a preveni deteriorarea în timpul transportului.

În cazul livrării prin curier:

  • Riscul se transferă către client la momentul predării coletului către acesta.
  • Clientul are obligația de a verifica integritatea coletului la primire.
  • Orice deteriorare vizibilă trebuie consemnată în procesul-verbal al curierului.

5. Costuri de livrare

Costurile de livrare sunt:

  • Incluse în ofertă, sau
  • Evidențiate separat în factura emisă.

Pentru comenzile voluminoase sau speciale, costul poate varia în funcție de greutate, destinație și valoare asigurată.

6. Condiții speciale pentru sisteme configurate

Sistemele configurate la cerere:

  • Sunt testate înainte de livrare;
  • Pot necesita timp suplimentar de pregătire;
  • Nu pot fi returnate conform dreptului standard de retragere, fiind produse personalizate.

La livrare, clientul primește documentele aferente: factură, certificat de garanție (unde este aplicabil).

7. Plată și condiționarea livrării

Livrarea poate fi condiționată de:

  • Confirmarea plății prin transfer bancar;
  • Confirmarea plății online prin NETOPIA Payments;
  • Plata numerar la predare (dacă este agreată).

EPA Systems își rezervă dreptul de a amâna livrarea până la confirmarea integrală a plății, conform condițiilor stabilite în ofertă.

8. Întârzieri și forță majoră

EPA Systems nu poate fi considerată responsabilă pentru întârzieri cauzate de:

  • Curieri sau transportatori
  • Furnizori
  • Condiții meteorologice extreme
  • Situații de forță majoră

În astfel de cazuri, clientul va fi informat în cel mai scurt timp posibil.

9. Recepția produselor

Prin recepția produsului, clientul confirmă:

  • Primirea produsului în stare corespunzătoare
  • Conformitatea aparentă cu oferta acceptată

Orice neconformitate trebuie semnalată în termen de 48 de ore de la primire.

POLITICA DE ANULARE A COMENZII

www.epasystems.ro

Ultima actualizare: 16.02.2026

1. Dispoziții generale

Prezenta Politică reglementează condițiile în care o comandă plasată către EPA Systems SRL („EPA Systems”) poate fi anulată.

EPA Systems operează exclusiv pe bază de ofertă personalizată.

O comandă este considerată fermă după:

  • Acceptarea scrisă a ofertei de către client;
  • Emiterea facturii fiscale.

2. Anularea înainte de confirmarea comenzii

În cazul în care oferta nu a fost acceptată în scris și factura nu a fost emisă, solicitarea poate fi retrasă fără obligații financiare.

3. Anularea după confirmarea comenzii

După acceptarea ofertei și emiterea facturii, comanda devine fermă.

Anularea este posibilă doar cu acordul EPA Systems și poate implica:

  • Reținerea unui avans pentru acoperirea costurilor deja angajate;
  • Reținerea costurilor de aprovizionare pentru produsele comandate special;
  • Reținerea costurilor logistice sau administrative.

4. Produse comandate special / sisteme configurate

Pentru:

  • Sisteme configurate la cerere
  • Produse aduse pe comandă specială
  • Componente achiziționate specific pentru un proiect

Anularea nu este posibilă după inițierea procesului de aprovizionare sau asamblare.

În cazul în care anularea este acceptată excepțional, EPA Systems poate reține integral avansul achitat pentru acoperirea costurilor.

5. Anularea în cazul plăților efectuate

Dacă plata a fost realizată:

Eventualele sume aprobate pentru rambursare vor fi restituite în contul din care s-a efectuat plata, în termen de maximum 14 zile lucrătoare de la confirmarea anulării.

Comisioanele bancare sau de procesare pot fi reținute, dacă acestea au fost suportate de EPA Systems.

6. Anulare pentru persoane fizice (drept de retragere)

Conform OUG 34/2014, consumatorii (persoane fizice) beneficiază de dreptul de retragere în termen de 14 zile pentru produsele standard.

Nu se aplică dreptul de retragere pentru:

  • Sisteme configurate personalizat;
  • Produse comandate special;
  • Produse desigilate ce nu mai pot fi revândute;
  • Servicii deja executate integral.

Solicitarea de retragere trebuie transmisă în scris la adresa de email indicată pe website.

7. Anularea serviciilor

Pentru servicii IT:

  • Dacă intervenția nu a început, anularea este posibilă fără costuri;
  • Dacă intervenția a început, se vor factura orele sau lucrările deja efectuate;
  • Dacă serviciul a fost finalizat, anularea nu mai este posibilă.

8. Dreptul EPA Systems de a anula comanda

EPA Systems își rezervă dreptul de a anula o comandă în următoarele situații:

  • Eroare evidentă de preț;
  • Indisponibilitatea produsului;
  • Suspiciuni privind frauda;
  • Neconfirmarea plății;
  • Informații incomplete sau incorecte furnizate de client.

În aceste cazuri, eventualele sume achitate vor fi restituite integral.

POLITICA PRIVIND PROTECȚIA DATELOR (GDPR)

www.epasystems.ro

Ultima actualizare: 16.02.2026

1. Introducere

Prezenta Politică descrie modul în care EPA Systems SRL („EPA Systems” sau „Operatorul”) prelucrează datele cu caracter personal în conformitate cu:

  • Regulamentul (UE) 2016/679 („GDPR”)
  • Legea nr. 190/2018
  • Alte reglementări aplicabile în România

EPA Systems tratează protecția datelor ca parte integrantă a standardelor sale profesionale.

2. Identitatea operatorului

Operator de date: EPA Systems SRL

Sediu: Romania, Dolj, Craiova, Strada Dezrobirii, Nr 174

Nr. Registrul Comerțului: J16/672/2002

CUI: 14785191

Email contact GDPR: epasystems@gmail.com

3. Categorii de persoane vizate

Prelucrăm datele următoarelor categorii:

  • Clienți persoane fizice
  • Reprezentanți ai persoanelor juridice
  • Potențiali clienți (solicitări ofertă)
  • Furnizori și parteneri contractuali
  • Vizitatori ai website-ului

4. Categorii de date prelucrate

În funcție de relația contractuală, pot fi prelucrate:

  • Date de identificare (nume, prenume)
  • Date de contact (email, telefon)
  • Date de facturare (adresă, CNP dacă este impus de lege, CUI pentru firme)
  • Date financiare (IBAN pentru rambursări)
  • Informații despre echipamentele aflate în service

În cazul plăților online, datele cardului sunt procesate exclusiv de către NETOPIA Payments.

EPA Systems nu stochează datele cardurilor.

5. Scopurile prelucrării

Datele sunt prelucrate pentru:

  • Emiterea ofertelor
  • Încheierea și executarea contractelor
  • Emiterea facturilor și conformare fiscală
  • Livrare produse
  • Prestare servicii IT
  • Gestionarea solicitărilor de service
  • Respectarea obligațiilor legale
  • Securitate și prevenirea fraudelor

6. Temeiul legal

Prelucrarea se bazează pe:

  • Art. 6(1)(b) GDPR – executarea contractului
  • Art. 6(1)(c) GDPR – obligație legală
  • Art. 6(1)(f) GDPR – interes legitim
  • Art. 6(1)(a) GDPR – consimțământ (unde este aplicabil)

7. Durata stocării

Datele sunt păstrate:

  • Pe durata relației contractuale
  • Conform termenelor legale (ex: documente financiar-contabile – 5-10 ani)
  • Până la retragerea consimțământului (unde este cazul)

Datele care nu mai sunt necesare sunt șterse sau anonimizate.

8. Transferul datelor către terți

Datele pot fi transmise către:

  • Contabil / firmă de contabilitate
  • Furnizori IT
  • Curieri
  • Instituții bancare
  • NETOPIA Payments
  • Autorități publice (conform obligațiilor legale)

Toți partenerii sunt obligați contractual să asigure confidențialitatea și securitatea datelor.

9. Transferuri internaționale

EPA Systems nu transferă date în afara Uniunii Europene, cu excepția situațiilor în care acest lucru este impus de utilizarea unor servicii IT conforme GDPR.

10. Securitatea datelor

Operatorul implementează măsuri tehnice și organizatorice adecvate, inclusiv:

  • Control acces la date
  • Protecție prin parolă și criptare
  • Limitarea accesului la personal autorizat
  • Măsuri de securitate fizică și digitală

11. Drepturile persoanelor vizate

Conform GDPR, aveți dreptul la:

  • Acces la date
  • Rectificare
  • Ștergere
  • Restricționare
  • Portabilitate
  • Opoziție
  • Retragerea consimțământului
  • Depunerea unei plângeri la autoritatea de supraveghere

Autoritatea competentă în România este:

Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal

12. Confidențialitate în cadrul serviciilor IT

În cadrul intervențiilor tehnice:

  • EPA Systems nu accesează datele personale stocate pe echipamente decât dacă este necesar pentru diagnosticare;
  • Orice informație vizualizată incidental este tratată ca strict confidențială;
  • Se recomandă realizarea backup-ului înainte de predarea echipamentelor;
  • Nu se efectuează copii ale datelor fără acord explicit.

13. Modificări ale politicii

EPA Systems își rezervă dreptul de a actualiza prezenta politică. Versiunea actualizată va fi publicată pe website.